ADMINISTRACION

APUNTES SOBRE ADMINISTRACION

-Alberto Rodríguez Barrera-

     Administración es un término que puede referirse tanto a un grupo de gente que administra una empresa como al proceso de administrar (‘la administración de Tal Empresa fue cuestionada por la inadecuada administración de sus finanzas”). En el primer sentido administración significa los administradores superiores cuyas decisiones influencian la política y afectan las relaciones de la organización con su ambiente externo. En el segundo sentido, como proceso, administración es practicada a través de cada organización, desde la administración superior (concerniente con la estrategia corporativa de la empresa a largo plazo) a través de la administración media (con responsabilidades funcionales de producción, contaduría y finanzas, mercadeo, personal, investigación y desarrollo, investigación operacional, y otros servicios) hasta administración operacional (del capataz o nivel supervisorio).

     Tradicionalmente, administración era identificada con el manejo del negocio –un proceso de mentes fuertes orientado a las ganancias- mientras la conducta de las organizaciones del sector público y los servicios sociales era llamada administración. Hoy la necesidad de efectiva administración es reconocida en los servicios gubernamentales, gobiernos locales, hospitales y organizaciones sanitarias, las fuerzas armadas, establecimientos educacionales, y cuerpos de caridad, así como en los negocios.

     Administración por excepción es un tipo de sistema de control administrativo que reporta a un administrador sólo las variaciones significativas entre rendimiento real y un plan predeterminado, evitando detalles innecesarios y la exaltación de aquellas situaciones que requieren atención. Administración por objetivos es un proceso de identificar las necesidades y ponerse objetivos para el rendimiento a través de una organización, con involucramiento y (se espera) compromiso a todos los niveles.

     Un sistema de control de administración son procedimientos y métodos de planificar con rendimiento esperado en administradores de áreas de responsabilidad, monitoreando y midiendo el rendimiento real, y reportando discrepancias entre los dos para la acción administrativa. Los ejemplos incluyen el control presupuestario basado en costos de input; centros responsables de ganancias tratando a los administradores como unidades autónomas responsables por los ouputs financieros así como los inputs; variadas aproximaciones de multi-criterios; entre otros. El sistema de control administrativo reflejará la aproximación organizacional y la estrategia corporativa de la empresa.

     El sistema de información administrativa es el riguroso estudio de las necesidades de información de la administración a niveles operativos, tácticos y estratégicos. Aunque los tomadores de decisiones siempre han necesitado de información, tal estudio es de reciente desarrollo, concurrente con crecientemente complejas e inter-relacionadas situaciones de decisión, el uso de sistemas y el uso potencial de computadoras. Hasta ahora, muchos esfuerzos de utilizar computadoras en sistemas de información se han concentrado en flujos de información dentro de las organizaciones, en monitorear los recursos básicos de hombres, máquinas, materiales o dinero. Sin embargo, la simulación por computadoras y otros métodos de modelaje han sido usados con el fin de incrementar y mejorar la información también con el ambiente externo.

     Ciencia de la administración es el cuerpo de métodos cuantitativos que pueden ser aplicados a los problemas de administración; predominantemente, pero no exclusivamente, el campo de investigación de operaciones. (En contraste, la administración científica describe las técnicas para incrementar el output de los trabajadores; controversial en un principio, hoy se ve como mecánica y anacrónica.)

     Los estudios de administración se relacionan con administración. La administración, por supuesto, se ha practicado desde que los hombres comenzaron a trabajar juntos para lograr tareas comunes y estaban en necesidad de tomar decisiones sobre recursos escasos en situaciones inciertas. Sólo en el siglo 20, sin embargo, ha sido objeto de serios estudios.

     La medición del trabajo en el piso de la fábrica marcó el comienzo de la llamada administración científica, de acuerdo a una escuela de pensamiento de los 1920s. Esto vio el proceso de administración con planeación, control, coordinación, organización y liderazgo, muy distinguibles de las tareas operacionales que un administrador también podría asumir. Se pensaba en la administración en términos jerárquicos con responsabilidad y autoridad delegadas y subsiguientes rendiciones de cuentas por el rendimiento esperado. El pensamiento clásico es reflejado en la cartilla de organización que retrata de cadena de mando jerárquico. Las posiciones pueden ser identificadas como línea o staff, siendo las responsabilidades de línea en la cadena de mando para decisión y acción, mientras que las posiciones de staff eran de consultorías. El alcance del control se refería al número de subordinados reportando directamente al administrador.

     Tales ideas están detrás de mucho de la práctica administrativa de hoy y proveen el apuntalamiento conceptual de la mayoría de los sistemas de control administrativo. Sin embargo, para mitades del siglo 20 se hizo aparente que la administración estudiada sólo como un juego de actividades funcionales estaba incompleto. Los administradores obtenían sus resultados sólo a través de gente. Surgió entonces una proliferación de ideas sobre la importancia, para el éxito administrativo, de comprender a la gente, tanto como individuos como en grupos. Estos puntos de vista son referidos como la aproximación de comportamiento y clasificados como teoría de la organización. Recientemente, un juego alternativo de penetración o agudeza se ha desarrollado en el proceso de administración. Esto se enfoca en el uso de la información en la toma de decisiones, y es conocido como la aproximación de sistemas; conceptos relevantes también se encuentran en la teoría de las decisiones*. 

     Revolución administrativa es una frase popularizada por el ex-trotskista James Burham en un libro con ese título (1941) que predice el surgir de una nueva clase, “los administradores”, que suplantarían a la vieja clase capitalista. Burham veía a la Alemania nazi, a la Unión Soviética, al New Deal norteamericano, como variantes de este nuevo tipo y declaró que “la guerra de 1939 es la primera gran guerra de la sociedad administrativa” y que “la guerra de 1914 fue la última gran guerra de la sociedad capitalista”. Su clase de administradores nunca fue precisamente definida, pero incluía a los administradores de producción, a los ingenieros administradores (pero no a los ejecutivos de finanzas de corporaciones), jefes de burós gubernamentales, y similares. La predicción del colapso del capitalismo estaba equivocada. La “teoría” fue altamente simplificada, y sus elaborados alcances ampliamente abandonados. 

     En un sentido más restringido, sin embargo, la revolución administrativa puede ser comprendida como el cambio -dentro de la corporación moderna- del dueño al administrador profesional como la figura clave de la empresa. Esto está asociado con el cambio paralelo de la “propiedad” al “control” y con el declive de la importancia de la propiedad privada en el capitalismo contemporáneo.

     *Teoría de las decisiones: el contexto en que la teoría de estadísticas es generalmente construida. El experimentador se enfrenta con un número posibles de caminos de acción y un número de posibles estados del mundo real; en teoría de decisión un costo está asociado con cada combinación de respuesta y realidad, y –sueltamente hablando- la decisión sobre la cual se adopta el curso de acción a seguir se toma para minimizar el costo. Debido a que el estado del mundo es generalmente conocido en términos de las probabilidades relativas a diferentes estados, una genuina política de costo mínimo no está generalmente disponible, y las políticas anormales –procedimientos de decisiones- se construyen de tal manera que permitan minimizar al máximo posible el costo o el costo esperado. El tipo de política buscada dependerá del deshacerse por trueque del experimentador entre el costo esperado y el costo variable, un clásico problema económico. La mayor parte del razonamiento estadístico, sea ortodoxo o bayesiano, cabe dentro del marco de la teoría de decisión, a menudo utilizada en el contexto de ciencias administrativas, notablemente en forma de análisis de riesgo**.

     ***Análisis de riesgo: una aplicación donde las técnicas de simulación son utilizadas para formar densidad de funciones probables en los resultados correspondientes a varias acciones alternativas. El objeto es dar un cuadro real de los riesgos relativos y las probabilidades de ocurrencia de cada resultado. Se ha extendido para cubrir problemas de decisiones secuenciales (problemas con varios puntos de decisión sobre horizontes en planificación); esta versión del procedimiento utiliza un árbol de decisión. El análisis de riesgo es ampliamente aplicado en organizaciones, particularmente dentro del contexto de toma de decisiones estratégicas.